秘書の仕事をしてみたいけど、
「秘書の仕事って何するの？」
「秘書になるにはどうしたいいの？」
「そもそも秘書に向いている人ってどんな人なの？」
等悩む方も多いかと思われます。
本記事では、そんな方に向け、秘書の仕事とは？秘書になるには？向いている人とは？といった秘書のまとめを徹底解説していきます。
これから秘書になろうとしている方も、すでになっている方もぜひ参考にしてみて下さい！
目次
「秘書の仕事とは？」
みなさんは秘書の仕事にどんなイメージをお持ちでしょうか。
ドラマや映画などに出てくる秘書は、バリバリのキャリアウーマンそのものという感じですごく素敵に見えますよね。
では、実際の秘書の仕事とはどんなものなのでしょうか？
秘書にも、社長秘書、役員秘書、外資系企業の秘書、弁護士秘書、医療秘書（主に医者）、教授秘書など、さまざまな種類があります。
これらの他にも、議員秘書や政府高官の秘書、地方公共団体の秘書など公務員的な要素を含む秘書などもあります。
また、秘書としての形式も1人の上司に1人の秘書がつく「個人秘書」と、秘書室という部署を設置して何人かで分担して秘書をする「グループ秘書」などがあります。
秘書の仕事内容とは？
＜社外的業務＞
来客応対、アポイントメントの調整、電話やメール対応、商談などの書類作成、お礼状・電報の手配、ご祝儀・お香典・お中元・お歳暮の等の手配。
＜社内的業務＞
上司のスケジュール管理、出張手配、経費精算、会議の準備、勤怠管理、郵便物の整理、会議資料などの書類作成や決済処理。
＜雑務＞
過去の決裁書類の整理やファイリング、上司のオフィスの環境整備
ここで上げたものは秘書業務のほんの一部です。
秘書の業務は多岐にわたります。
これらの他に雑務の分類に入るようなイレギュラーな業務が多く発生します。
秘書のメリット・デメリットとは？
メリット
- 高度なビジネスマナーを身に着けることができる。
- 仕事の進め方が上手になる。
デメリット
- 担当する上司によっては振り回されることもある。
- 勤務時間が流動的になりがち。
- 業務的には、一般事務より専門的で高度なスキルが必要になるが、お給料は決して高給というわけではない。
秘書のお給料は？
お給料については、外資系企業などの役員秘書、議員秘書や弁護士秘書などのように、より高度なスキルを求められるような秘書ほど高給にはなりますが、一般的な秘書だと年収300万円～350万円程度になります。
一般事務の給料よりは少し高めな設定にはなっていますがそんなに変わりがないというのが実情です。
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「秘書になるにはどうしたらいいの？」
次に秘書になるにはどうしたらいいのかを見ていきましょう。
一般的に新卒を対象とした秘書の求人というのはあまりありません。
秘書は、事務職としての業務の経験のなかで得たスキルが大変重要になってきます。
そのため、卒業したばかりで社会人経験のない人だとなかなか務まりにくいからです。
最低でも事務職を3年以上経験したのち、秘書室への異動や秘書として転職するといった流れで業務に就いている人が多いです。
また、すでに経験もスキルもあって即戦力としてすぐにバリバリ秘書業務をこなせるような人材をすぐに雇用したいという企業であれば、派遣会社などを通じて採用することもあります。
どっちにしても、秘書業務の土台となるのは事務職です。
事務の仕事を幅広く経験しこなせるようになってはじめて秘書への道を目指すことができるのです。
事務職ってなんか地味だし同じことを黙々とやっているだけじゃない・・なんて思う人もいるかと思います。
でも事務の業務にも、一般事務をはじめ総務事務や経理事務、営業事務などさまざまな種類があるので奥が深くとてもおもしろいものです。
秘書を目指したい！という人は、まず事務職を極めることを優先しましょう。
事務職でたくさんの経験を積めば積むほど、秘書として働くときにその経験を活かすことができるはずです。
秘書にとって役立つ有利な資格とは？
秘書検定
秘書検定というと「秘書になるための資格」と思いがちですが決してそんなことはなく、社会に出て働く人であれば、職種関係なく誰でも身に着けておくべき常識的な事が試験問題を通じて学ぶことができるとても有意義な資格です。
級があがるごとに、より専門性を増していきますが秘書に限らず事務職に就いている人にとっては、日ごろの業務の中で間違いなく役に立ち活かせる資格ですので、持っていて絶対損はないはずです。
＜秘書検定3級＞
基礎的な職場での常識問題が出題される級です。
2018年の合格率は58％ 記述式問題のみ
＜秘書検定2級＞
3級よりもちょっと複雑な場面での問題が出題されます。
2018年の合格率は約55％ 記述式問題のみ
＜秘書検定準1級＞
物事の判断能力や対応能力が問われる級です。
記述式問題の他に人柄や表現力を試される面接試験があります。
2018年の合格率は約40％
＜秘書検定1級＞
上司の業務を理解して秘書はその時々で何をしなければならないかなどより高度な秘書能力を問われる級です。
準1級と同様に記述式問題と面接問題があります。
2018年の合格率は約23％
やはり難易度は高い試験ね...
CBS～国際秘書検定～
秘書の実務を行うなかで、英語と日本語をコミュニケーションの手段として使用しバイリンガル秘書能力を認められる資格です。
主に外資系企業や、外資系企業とやりとりをする機会の多い企業で秘書を務めることがある人やそれを希望する人には、この資格を持っていると非常に有利です。
ビジネスシーンに合った日本語能力とビジネス英語能力両方を問われるので、難易度は非常に高いですが、持っているととても有利です。
パソコンに関する資格
ExcelやWord、PowerPointなどの操作能力が問われるMOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)の資格なども持っていると、日ごろの業務をスムーズに効率的にこなすことができて便利です。
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「秘書に向いている人ってどんな人？」
次に秘書に向いている人ってどんな人かを考えてみましょう。
①事務職がとても好き。
②誰かのサポートをすることにやりがいを感じる。
③相手が望むことを先回りして考え行動できる。
④場の空気をちゃんと読むことができ協調性がある。
⑤相手の性格や特徴を理解し、どんな方法がその人に合うかを考えることができる。
⑥機転が利き、臨機応変な対応ができる。
⑦物事の優先順位を自分で考え判断することができる。
この7つはとても大事なポイントです。
総じてサポートに徹し、人の役に立つということにやりがいを強く感じることができる人は秘書に向いていると考えていいでしょう。
秘書に求められることとは？
大概の秘書は上司になる人を選ぶことはできません。
また、人事異動のように担当する上司が変わる場合も多くあります。
普通の事務職ではなかなか仕事の進め方が変わるようなことはありません。
ですが、秘書の場合上司が変わればやり方も変わります。
それに柔軟に対応できるかどうかはとても大切なポイントになります。
「これまでのやり方は変えられません」では秘書としては失格です。
上司になる人ごとにあったやり方を、その都度見つけていくことができる能力は非常に重要ですし、それができれば自分自身も仕事がしやすい環境を作ることができるのです。
秘書として気をつけたいメイクやファッションって？
一番大きなポイントは「清潔で上品に見えること」です。
メイク・ヘアスタイル
濃すぎるメイクやノーメイクはNGです。
オフィスに合った控えめでナチュラルなメイクがいいでしょう。
チークやアイカラーは、ナチュラルなブラウン系や控えめなオレンジ系でまとめましょう。
つけまつげは見ているだけでバサバサ見えるようなものではなく、程よくパッチリとした目に見えるものにしましょう。
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ネイルは基本NGです。
したとしてもワンカラ―で薄めのブラウンやベージュ、ピンクなどにしましょう。
手元は意外と人の目につくところです。
ネイルなしでもしっかりケアしていれば十分上品に見えます。
ヘアスタイルは、ロングヘアやセミロング、ミディアムヘアの場合は、基本１つに束ねるか、ハーフアップにして顔周りをスッキリ見せると清潔感がアップします。
下ろすにしても耳に欠けたりすると清潔感を出すことが可能です。
髪をまとめるときに、ヘアアクセサリーを使用したりもするかと思いますが、ヘアアクセサリーも派手過ぎず落ち着いた印象のものを選ぶようにしましょう。
派手なものにしてしまうと一気に品がなくなってしまいます。
また、長さに関わらず日ごろからしっかりヘアケアを行い、健康的な髪をキープしておくことがとても大切です。
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ファッション
秘書としてのファッションではなく、ビジネスシーンやオフィスで相応しいファッションとしてお話します。
ポイントはメイクやヘアスタイル同様「上品に見えるかどうか」です。
スーツのスカートは、ひざ上丈だと座ったときに短くなってしまって目のやり場に困ります。
ひざ下丈を選ぶようにしましょう。
またスカートの裾がフリルのようにひらひらしたようなデザインのアイテムもありますが、カジュアルすぎるので避けるようにしましょう。
トップスは胸が大きくあいたようなデザインはNGです。
また、素足や下着のラインがはっきりわかるようなピタピタのサイズのスーツも避けるようにしましょう。
アクセサリーは小ぶりのものならOKです。
派手過ぎず適度に存在感を出せるデザインのものを選びましょう。
雑誌に載っているようなオシャレなファッションで仕事がしたい！
オシャレなファッションだと気分が上がって楽しく働ける！と思う気持ち十分にわかります。
ですが、オシャレはプライベートのときにとっておいて、シンプルで機能性を重視したアイテムを選ぶようにしましょう。
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秘書の仕事をあまり詳しく知らなかったという人も、イメージが湧いた部分はあったでしょうか。
一概に秘書といっても沢山の種類があり、企業や上司により仕事の進め方も十人十色です。
どんなときも臨機応変に対応しなければならないし、上司によっては振り回されてホトホト疲れてしまった・・・なんてこともよくあることです。
ですが、
- 「ありがとう」
- 「あなたに頼んでよかったよ」
- 「あなただから大丈夫」
などと上司や周りから声をかけられると、その疲れも一気に吹き飛んでしまうくらい、喜びを感じることができるところが秘書のお仕事の醍醐味です。
そして秘書としての経験を積めば積むほど、どんどんやりがいを見つけることのできる素晴らしいお仕事です。
また、秘書の仕事は仕事というだけでなく、プライベートな場面でも役に立つ知識を学べる機会もとても多いので人として成長することができます。
興味を持った方はぜひ秘書への1歩を踏み出してみてはいかがでしょうか？
秘書を経験することでとても魅力的な人間に成長することもできるのよね
